Wisarut Phoorahong: งานบททึ่ 3 การจัดการข้อมูลด้วยระบบคอมพิวเตอร์

(ข้อ1.) การประมวลผลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์ ( Electronic Data Processing ) เป็นวิธีการที่นิยมใช้ในปัจจุบัน ซึ่งนำคอมพิวเตอร์มาใช้ประมวลผล เหมาะสำหรับงานที่มีปริมาณมาก ต้องการความรวดเร็ว ถูกต้อง

· งานที่มีปริมาณมาก

· งานที่ต้องการความรวดเร็ว

· งานที่ต้องการความถูกต้อง

· งานที่ต้องการความปลอดภัยของข้อมูล

· งานที่มีความซับซ้อนในการคำนวณ

· งานที่มีขั้นตอนและรูปแบบการทำงานซ้ำๆ

ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูล หรือขั้นตอนให้ได้มาซึ่งสารสนเทศ แบ่งออกเป็น 3 ขั้นตอน ดังนี้

1. ขั้นเตรียมข้อมูล (Input) : การลงรหัส การตรวจสอบแก้ไขข้อมูล การแยกประเภทข้อมูล การบันทึกข้อมูลลงสื่อ

2. ขั้นการประมวลผล (Processing) : การคำนวณ การเรียงลำดับข้อมูล การดึงข้อมูลมาใช้ การรวมข้อมูล

3. ขั้นการแสดงผลลัพธ์ (Output) : ผลสรุปรายงาน

สำหรับการประมวลผลด้วยเครื่องมืออิเล็กทรอนิกส์ ยังสามารถแบ่งได้เป็น 2 วิธี คือ

การประมวลผลแบบแบทซ์ ( Batch Processing )

เป็นวิธีที่ต้องใช้เวลารวบรวมข้อมูลตามช่วงเวลาที่กำหนด ก่อนเข้าสู่ขั้นตอนการประมวลผล วิธีนี้จะไม่มีการโต้ตอบกัน (Interactive) ระหว่างผู้ใช้กับคอมพิวเตอร์ จึงเรียกวิธีการประมวลผลแบบนี้ว่า ออฟไลน์ (off-line) เช่น ระบบการคิดดอกเบี้ยทบต้นทุก 3 เดือน หมายถึง หากยังไม่ถึงกำหนด 3 เดือน จะไม่มีการคิดดอกเบี้ยให้

ข้อดี
• เหมาะสำหรับบริษัทที่มีขนาดใหญ่ มีปริมาณงานมาก แต่ไม่จำเป็นต้องใช้ข้อมูลทันที

• ง่ายต่อการตรวจสอบ ในกรณีที่เกิดข้อผิดพลาดสามารถตรวจสอบข้อมูลได้ง่าย

ข้อเสีย

• ข้อมูลที่ได้ไม่ทันสมัย เนื่องจากมีกำหนดระยะเวลาในการประมวลผล

• เสียเวลาในการรวบรวมข้อมูล

การประมวลผลแบบอินเทอร์แอคทีฟ ( Interactive Processing )

เป็นวิธีที่ไม่ต้องรอเวลาในการเก็บรวบรวมข้อมูล เมื่อคอมพิวเตอร์ระบข้อมูลเข้าสู่ระบบก็จะทำการประมวลผลและให้ผลลัพท์ได้ทันที วิธีนี้ผู้ใช้และคอมพิวเตอร์จะมีการโต้ตอบกัน จึงเรียกวิธีการประมวลผลแบบนี้ว่า ออนไลน์ (on-line)เช่น การถอนเงินจากเครื่องถอนเงินอัตโนมัติ (ATM) เมื่อมีการถอนเงิน ยอดเงินในบัญชีจะมีการเปลี่ยนแปลงทันที

ข้อดี
• สามารถตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลที่นำเข้าไปได้ทันที

• ข้อมูลที่ได้ทันสมัย

ข้อเสีย
• มีโอกาสที่เกิดความผิดพลาดได้

• การแก้ไขข้อผิดพลาดทำได้ยาก

: http://www.chakkham.ac.th/technology/techno2/page1.html, http://www.lks.ac.th/kukiat/IT/technof2.html, http://www.schoolsr.com/Test/index10.html

(ข้อ 2.) 1.รูปแบบของการจัดระเบียบข้อมูล

รูปแบบของการจัดระเบียบของข้อมูล ซึ่งมีอยู่หลายรูปแบบ ประกอบด้วยโครงสร้างพื้นฐานที่ลำดับจากหน่วยที่เล็กที่สุดไปยังหน่วยที่ใหญ่ขึ้นตามลำดับต่อไปนี้

1.1 บิท (Bit : Binary Digit) คือหน่วยของข้อมูลที่เล็กที่สุดที่เก็บอยู่ในหน่วยความจำภายในคอมพิวเตอร์ ซึ่ง Bit จะแทนด้วยตัวเลขหนึ่งตัว คือ 0 หรือ 1 อย่างใดอย่างหนึ่ง เรียกตัวเลข 0 หรือ 1 ว่าเป็น บิท1 บิท

1.2 ไบท์ (Byte) คือหน่วยของข้อมูลที่นำบิทหลายๆบิทมารวมกัน แทนตัวอักษรแต่ละตัว เช่น A, B, …, Z, 0, 1, 2, … ,9 และสัญลักษณ์พิเศษอื่นๆ เช่น $, &, +, -, *, / ฯลฯโดยตัวอักษร 1 ตัวจะแทนด้วยบิท7 บิท หรือ 8 บิทซึ่งตัวอักษรแต่ละตัวจะเรียกว่า ไบท์ เช่น ตัว A เมื่อเก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์จะเก็บเป็น 1000001 ส่วนตัว B จะเก็บเป็น 1000010 เป็นต้น

1.3 เขตข้อมูล (Field) คือ หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำตัวอักขระหลายๆตัวมารวมกัน เป็นคำที่มีความหมาย

1.4 ระเบียน (Record) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำเขตข้อมูลหลายๆ เขตข้อมูล ที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน หรือค่าของข้อมูลในแต่ละเขตข้อมูล

1.5 แฟ้มข้อมูล (File) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำระเบียนหลายๆ ระเบียนที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน

1.6 ฐานข้อมูล (Database) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำแฟ้มข้อมูลหลายๆ แฟ้มข้อมูล ที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน

http://www.thaigoodview.com/library/contest2552/type2/tech04/22/cit/6_4.html

http://scitech.rmutsv.ac.th/comtech/Student/Information_Theory/?p=120

http://kurocros.exteen.com/20110404/entry)

(ข้อ 3.)

(ข้อ 4.) 1. การประมวลผลแบบกลุ่ม (Batch Processing)ข้อมูลของการประมวลผลแบบนี้จะถูกเก็บไว้ในช่วงเวลาที่กำหนด เช่น 7 วัน หรือ 1 เดือน แล้วจึงนำข้อมูลที่สะสมไว้มาประมวลผลรวมกันครั้งเดียว เช่น การคำนวณค่าบริการน้ำประปา โดยข้อมูลปริมาณน้ำที่ใช้ทั้งหมดจะถูกเก็บบันทึกไว้ในรอบ 1 เดือน แล้วนำมาประมวลผลเป็นค่าน้ำประปาในครั้งเดียวการประมวลผลแบบนี้มักมีความผิดพลาดสูง เนื่องจากข้อมูลอาจเกิดความคลาดเคลื่อนก่อนการประมวลผล แต่เสียค่าใช้จ่ายในการประมวลผลน้อย

ตัวอย่างการประมวลผลแบบกลุ่ม

2. การประมวลผลแบบทันที (Real-Time Processing)เป็นการประมวลผลที่เกิดขึ้นพร้อมกับการรับข้อมูลหรือหลังจากได้รับข้อมูลทันที เช่น การฝากและถอนเงินกับธนาคาร เมื่อลูกค้าฝากเงิน ข้อมูลนั้นจะถูกประมวลผลทันที ทำให้ยอดเงินฝากในบัญชีนั้นมีการเปลี่ยนแปลงการประมวลผลแบบนี้จะมีความผิดพลาดน้อย แต่เสียค่าใช้จ่ายในการประมวลผลมาก

ตัวอย่างการประมวลผลแบบกลุ่ม